Effektivisering skaber trivsel for medarbejderne

Artikel af Nomi Skovgaard, Arbejdslivs Nyhedsbrev juni 2010

En høj grad af effektivisering på arbejdspladsen betyder ikke nødvendigvis, at medarbejderne er stressede, faktisk opnår medarbejdere større trivsel, når de arbejder på en effektiv arbejdsplads.

Gang på gang hører man, at den tiltagende stramme økonomi i den offentlige sektor nødvendigvis vil medføre, at serviceniveauet falder, og at trivslen blandt medarbejderne bliver dårligere. Vores erfaring er, at der ikke er nogen naturgiven modsætning mellem medarbejdere, der trives, og effektiv opgaveløsning - derimod er der nogle spilleregler, som skal følges, for at kabalen kan gå op til gavn for alle parter.

Hvis effektiviteten skal være høj, forudsætter det, at medarbejderne arbejder med det, de er kvalificerede til, at samspillet mellem medarbejdere og ledere er effektivt og præcist defineret, og at mængden af spildtid er minimal, og dette medfører, at medarbejdernes faglige stolthed vokser, og deres trivsel forbedres.

Når man skal forbedre medarbejdernes trivsel, er det altså ikke kun et spørgsmål om at bruge flere ressourcer, det er derimod ofte et spørgsmål om at bruge ressourcerne bedre.

I Center for Arbejdsliv på Teknologisk Institut har vi arbejdet sammen med rigtig mange arbejdspladser, som har ønsket at øge medarbejdernes trivsel, og ofte har det vist sig, at trivslen først stiger, når både kvaliteten og effektiviteten i arbejdet forbedres.

Folk gider ikke spilde tiden
Folk gider ikke spilde deres tid, og ingen synes, det er sjovt, når pc'en går ned, og man skal vente på at få den genstartet, og tilsvarende finder de færreste det konstruktivt at skulle bruge tid på noget, der ikke er deres kernekvalifikationer.

Når en arbejdsplads ønsker at øge sin effektivitet, er det særdeles vigtigt, at effektiviseringen ikke alene defineres af ledelsen. Effektiviseringen skal derimod starte og slutte hos medarbejderne. Først skal refleksioner og ny viden i spil, så skal der være en konkret dialog om den praktiske opgaveløsning, og til sidst skal gevinsterne høstes i form af ny adfærd, der gavner såvel brugere som medarbejdere.

Medarbejderne ved typisk rigtig meget om, hvordan deres arbejdsdag kan blive mere effektiv. Det er ofte dem, der har det bedste billede af, hvor de bruger for meget tid på opgaver uden for deres kernekvalifikationer. Det er også dem, der bedst kender samspillet med kolleger og ledere, og derfor skal det være ud fra medarbejdernes oplevelser, at en debat om arbejdets indhold og organisering skal tage sit udgangspunkt.

Gode rammer
Foruden medarbejdere og ledere er det også vigtigt, at rammerne om og hjælpemidlerne på en arbejdsplads er i top. Hvis man for eksempel skal have det bedste ud af folkeskolelærerne, nytter det ikke noget, at skolerne er ved at falde ned om ørerne på dem. En æstetisk tiltalende arbejdsplads har positiv indflydelse og medvirker dermed til at øge både trivslen og effektiviteten.

En sikker vej til bedre opgaveløsning er gode teknologiske hjælpemidler. På Teknologisk Institut har vi deltaget i en lang række udviklingsprojekter, hvor medarbejderne har fået introduceret nye teknologier, som har fritaget dem for de hårdeste og mest nedslidende opgaver. Et plejehjem har for eksempel fået en robotstøvsuger, en strygerobot og en ny type personløfter, der ikke alene skåner medarbejdernes arbejdsmiljø - de har også øget effektiviteten på arbejdspladsen.

Erfaringerne dokumenterer, at teknologierne kan være en utrolig god hjælp, men at det er altafgørende, at medarbejderne bliver grundigt introduceret i at bruge de nye teknologier, så de ikke bliver overset i den daglige travlhed og i værste fald ender i glemsel på depotet. Det er ikke tilstrækkeligt at køre 'maskinerne' ind på gangene eller klasseværelserne og så krydse fingre for, at medarbejderne tager dem til sig.

Selv om vi bliver dygtigere, så er en af de største udfordringer stadigvæk, at det er svært at ændre vaner. Det kræver medarbejderinvolvering, så medarbejderne får ejerskab til de nye arbejdsprocesser. Og det kræver, at ledelsen er parat til at udstikke en struktur, hvor der er plads og rum til, at medarbejderne kan gøre sig sine erfaringer, og hvor de har tid til at blive fortrolige med de teknologiske hjælpemidler. Endelig virker det tit særdeles motiverende at samarbejde med andre arbejdspladser og konsulenter, der har prøvet udviklingsforløbet før.

Når det lykkes, oplever medarbejderne faglig stolthed, selvværd og trivsel, og det gør tilmed arbejdspladsen mere effektiv.

Nomi Skovgaard og Birgit Lübker

Se artiklen her.